Datenschutzverordnung Mach Schule e.V.

Der Mach Schule e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des AG-Betriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmer_innen der AGs, ggf. deren gesetzlichen Vertretern, Kontaktpersonen
der Partnerschulen, Sponsoren und Schirmherren nicht automatisiert in einem
Dateisystem, sondern in Form von Tabellen und ausgedruckten Listen. In all diesen
Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz
und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die
personenbezogene Daten verarbeiten zu beachten.

Verantwortliche Personen

1. Vorsitzende Laura Wessel, Schwärzlocher Str. 51, 72070 Tübingen, laura@machschule.de
2. Vorsitzende Tessa Sörries, Marienburger Str. 9, 72070 Tübingen, tessa@machschule.de
Datenschutzbeauftragte Mara-Kristin Nuding, Poststraße 7, 72072 Tübingen

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder und anderer betroffener Personen

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.

3. Im Rahmen der Partnerschaft mit Tübinger Schulen werden Namen der AG-Teilnehmer_innen und deren gesetzlichen Vertretern über den Zeitraum der AG-Teilnahme zum Zwecke der Einhaltung der Aufsichtspflicht gespeichert und für eine eventuelle Eintragung im Schulzeugnis an die betreffende Schule weitergegeben. Die Daten werden nach Ablauf der AG gelöscht. Außerdem werden
in diesem Rahmen Daten wie Vor-und Nachname, Telefonnummer und E-Mailadresse von Lehrkräften, Angestellten und der Schulleitung der Partnerschulen verarbeitet.

4. Im Rahmen der Schirmherrschaft und des Sponsoring werden personenbezogene Daten wie Vor- und Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Schirmherren und Sponsoren verarbeitet.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten von Mitgliedern in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

3. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder und der Vorsitzenden mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der
Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand und der Datenschutzbeauftragte stellen sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie sind für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, ORGA-Team-Mitgliedern und AG-Leitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail- Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiter_innen im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, AG-Leiter_innen, ORGA-Team-Mitglieder), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Der Verein benennt einen Datenschutzbeauftragten. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen via externem Webhosting dürfen ausschließlich durch den Arbeitskreis „Website“ und den Vorstand vorgenommen werden.

2. Die Vorsitzenden sind für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung der Vorsitzenden. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Arbeitskreise Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber die Vorsitzenden weisungsbefugt sind. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen der Vorsitzenden, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt.

§11 Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht

1. Die Mitgliederdaten werden spätestens 1 Jahr nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen, vertraglichen oder satzungsmäßigen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.

2. Mitglieder haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 GS-DVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 GS- DVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO) und Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO). Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail bei den in §1 genannten Verantwortlichen geltend gemacht werden.

3. Soweit Einwilligungen der Mitglieder zur Verwendung ihrer Daten erforderlich sind, können diese mündlich, schriftlich oder per E-Mail erteilt werden. Der Verein ist beweispflichtig dafür, dass eine Einwilligung erteilt wurde. Die Mitglieder können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann mündlich, schriftlich oder per E-Mail an die in §1 genannten Verantwortlichen gesandt werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

4. Den Mitgliedern und anderen betroffenen Personen steht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung des Vereins bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu. Zuständige Aufsichtsbehörde ist im Bundesland Baden- Württemberg der Baden-Württembergische Datenschutzbeauftragte mit Sitz in Stuttgart. Homepage: https://baden-wuerttemberg.datenschutz.de/

§ 12 Inkrafttreten

Diese Datenschutzverordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 30.08.2018 beschlossen und tritt ab sofort in Kraft.